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Modernes Arbeiten bei Microsoft

Die Arbeitswelt wandelt sich dramatisch und wer den Digital Talents eine Heimat geben will, muss sich auch Gedanken  über den Dreiklang aus Mensch, Ort und Technologie machen, der für die Attraktivität von Büros eine entscheidende Rolle spielt. Die Office-Architektur sollte im Idealfall die Veränderungen einer flexibleren Arbeitswelt aufgreifen und hierarchiefreie Räume schaffen, in denen über den Wechsel von kooperativen Netzwerken und der konzentrierten Alleinarbeit Kreativität und Produktivität entstehen kann. Gelungen ist das im neuen Headquarter von Microsoft im Münchener Stadtteil Schwabing, wie Redakteurin Birgit Strobl vor Ort erfahren und erleben durfte.

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Der „Converse Space“ bei Microsoft bietet sowohl Flächen für kollaboratives Arbeiten als auch die Option, vom Teamwork schnell in die Alleinarbeit zu wechseln. © Microsoft (Alle Bilder des Artikels)

Es passiert einem nicht häufig, sich in einem Bürogebäude spontan Willkommen zu fühlen. Firmen haben sich in der Vergangenheit oft abgeschirmt, im Industriezeitalter musste die Produktion geschützt werden vor Einblicken Fremder. In der traditionellen Office-Architektur fühlt sich der Besucher deshalb oft unwohl ­– so, als würde er eindringen in einen bankenähnlich geschützten Bereich.

Mein Eindruck vom Eingangsbereich der neuen Microsoft Heimat: Hier ist alles anders! Der erste Kontakt findet in einem offen und transparent gehaltenen Raum statt. Jeder (also auch Nicht-Mitarbeiter) kann dort hineinkommen, im Digital Eating Café verweilen und in einer Art Showroom die neuen Produkte testen. Es gibt eine Play-Area mit X-Box und auf verschiedenen Ebenen einladende Sitzsäcke für Gespräche. Die drei Counter stehen seitlich und  stellen sich dem Besucher nicht in den Weg wie die typischen Empfangstresen.

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Im Atrium werden Besucher namentlich und mit Foto begrüßt.

Ich bin verabredet mit Markus Köhler, Senior Director Human Resources und Mitglied der Geschäftsleitung, und möchte mit ihm über die Ziele und die Wirkung der Office-Architektur seines Unternehmens sprechen – und mir dazu vorher in einem Rundgang zeigen lassen, wie man heute in einer modernen Bürolandschaft arbeitet, in der sich kreative Wissensarbeiter wohlfühlen.

Ein erster Eindruck

Was ist mir auf meinem Rundgang durch die Etagen aufgefallen? Es gibt in jedem Gebäudeflügel jeweils vier verschiedenfarbige Team Areas, die den jeweiligen Abteilungen zugeordnet sind. Dort besitzen die Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze, jeder kann frei und flexibel überall arbeiten. Alles ist dabei durch Übergänge, Ruhezonen und Cafeterias verbunden.

Insgesamt elf Dachterrassen stehen zur Verfügung – auch dort gibt es die Möglichkeit, sich mit seinem PC und Skype zu verbinden und Präsentationen, Zeichnungen und Konferenzen zu gestalten.

Für individuelle Telefonate gibt es sogenannte „Phone Rooms“ und für Besprechungen die „Focus Rooms“, die spontan nutzbar sind und nicht vorher gebucht werden müssen. Da Teamarbeit bei Microsoft virtuell verstanden wird, besteht keine Anwesenheitspflicht für die Mitarbeiter: Man entscheidet selbst, ob die persönliche Teilnahme im Office nötig ist oder man sich via Skype einklinkt. Auch die Geschäftsleitung agiert so und hat keinen festen Arbeitsplatz.

Bei der Entwicklung des neuen Offices in München hat man Vorbilder wie Microsoft Amsterdam, Wien oder Prag berücksichtigt und zudem aktu­- elle wissenschaftliche und psychologische Studien zur Arbeitsplatzzufriedenheit be­rück- sichtigt. Auch deshalb erfolgte eine Zusammenarbeit mit dem Frauenhofer IAO.

Eine wichtige Rolle spielten die „Change Agents“ bei der Entwicklung der neuen Office-Struktur: Ausgewählte Mit­- arbeiter, die als Schnittstelle zu den einzelnen Teams agierten und Feedback, Wünsche und Ideen in das Projektteam weitergeleitet haben.

Archtektonisch wirkt das Office nicht futuristisch, verspielt oder überladen, sondern sehr clean, strukturiert, hell und transparent. Die Farben sind nur Akzente, es dominiert verstärkt weiß, silber und anthrazit. Die Arbeitsplätze sind komplett papierlos: Es gibt keine sicht­baren Ordner, Zeitschriften oder Büromaterial. Man findet auch keine persönlichen Gegenstände, Pflanzen oder Verpackungen. Alle persönlichen Dinge verwahren die Mitarbeiter in codierten Schließfächern.

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Share & Discuss Workspace: Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz bei Microsoft, sondern suchen sich den Ort aus, den sie aktuell benötigen

Möbel und Equipment sind von hoher Qualität (Stühle von Knoll, Monitore von DELL) und alle Tische höhenverstellbar. Ergonomisch dürften die höchsten Standards erreicht werden, was nicht verwundert: Dem Unternehmen geht es prächtig und Microsoft Deutschland spielt mit diesem Office eine Vorreiter-Rolle. Denn weltweit wird das Gebäude als Showcase für neues Arbeiten bei Microsoft gesehen.

Nach dieser eher nüchternen Einleitung die Frage an mich selbst, wie die Räume wirken: Ich fühle mich wohl in den Räumen, die Atmosphäre ist sehr positiv. Sieht so die generelle Bürowelt von morgen aus? „Wenn nicht Microsoft vormacht, wie die Zukunft des Arbeitens aussieht, wer dann?“ frage ich Markus Köhler, als Mitglied der Geschäftsleitung der deutschen Dependance des Softwaregiganten aus Redmond. „Man macht das ja nicht zum Selbstzweck, wir wollen auch etwas damit erreichen – eine neue Kultur der Zusammenarbeit“, antwortet er und ist sehr glücklich mit der Entwicklung der Monate seit dem Einzug im letzten Jahr. „Wir hatten im November 300 von meinen HR-Kollegen hier aus der ganzen Welt zu unserem ,HR Focus Days’ da. Die Reaktionen waren unglaublich positiv – man spürt, dass unser neues Zuhause angenommen wird.“ Insbesondere Ambiente, Transparenz und Helligkeit würden von den Mitarbeitern als sehr angenehm empfunden werden.

Kooperation als Credo

Transparenz ist mein Stichwort – denn diese stellt die große Klammer dar in den unterschiedlichen Funktionsbereichen. „Sie steht für eine Offen- heit im Miteinander. Wir möchten zeigen, dass wir auf Kooperation setzen. Wirtschaft ist häufig geprägt von einem kompetitiven Kampf, der uns nicht entspricht. Auch mit Mitbewerbern möchten wir stärker kooperieren“, erklärt Markus Köhler. Microsoft öffnet sich, unter anderem auch bei der langen Nacht der Architektur, als 3.500 Menschen innerhalb von wenigen Stunden die Büros von Microsoft besuchten.

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Think Workspace: Rückzugsort mit Lounge-Sessel in einer “Quiet Area”

Wie verändert sich die Kultur des Arbeitens in solchen Räumen? Räume wirken auf Menschen, das weiß man. Markus Köhler, der besonders stolz auf das Atrium als eine Art „lebende, vibrierende Kulturstätte“ ist, spürt schon nach wenigen Monaten eine deutliche Veränderung: „Das ganze Energielevel ist deutlich höher. Wenn sich der Einzelne wohler fühlt und wenn auch Gäste positiv reagieren, dann strahlt das ab und steckt an. Auch außerhalb des Arbeitsbereiches setzt sich dies übrigens fort. Unsere Mitarbeiter werden oft im Freundeskreis angesprochen: ,Ach, du arbeitest bei Microsoft in dem tollen Büro!?’ Das macht uns natürlich sehr glücklich.“ Um diesen Effekt zu erzielen, hat Microsoft eine offensive Pressekampagne seit der Eröffnung des neuen Standortes lanciert und in den vergangenen sieben Monaten über 30.000 Gästen die Büros gezeigt. Dadurch verbreitet sich über die Architektur die Botschaft einer neuen Unternehmenskultur, die Microsoft auch im Recruiting hilft, wie Markus Köhler bestätigt: „Wir sind sehr konsequent darin, eine Vertrauenskultur für unsere Mitarbeiter zu schaffen. Neben der Vertrauensarbeitszeit ist es eben auch der Vertrauensarbeitsort: Jeder bestimmt für sich, wo und wie er am liebsten arbeiten möchte.“ Mein Eindruck in dem Moment ist, dass Microsoft sehr gut versteht, was wesentliche Bindungsfaktoren von Mitarbeitern sind. Dass dazu auch Weiterbildung gehört und man sich als eine permanent „lernende Institution“ versteht, gehört mit zu den Dingen, die man in der Idee des von Microsoft so apostrophierten „worklifeflow“ findet. Wenn Arbeiten kein Gegensatz vom persönlichen Bereich ist, sondern über die Flexibilisierung von Beruf und Leben beides verschwimmt, dann ist es klug und folgerichtig, dass sich auch die Architektur in Richtung „Leben“ anpasst, denke ich. Bei Microsoft ist es selbstverständlich, dass Mitarbeiter einen hohen eigenverantwortlichen Freiraum haben, private Dinge erledigen zu dürfen, auch wenn dies innerhalb üblicher Kernarbeitszeiten nötig sein sollte. Dies ist mit Sicherheit ein hohes Differenzierungsmerkmal zu anderen Arbeitgebern und wird über die mehr nonverbale, zwischen den Zeilen wirkende Errichtung eines „Ver- trauensarbeitsortes“ zu einem starken Statement.

Zuviel Privatheit schädlich?

Klassische Unternehmen hätten wohl Angst, dass in einem solchen Klima „Work“ zu ungunsten von „Life“ kippt und die Begegnungsräume mehr zum Small-Talk als zum produktiven Austausch genutzt werden. Sieht Microsoft diese Gefahr nicht, möchte ich wissen.

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Nach zwei Jahren Bauzeit wurden die 26.000m² der neuen Microsoft-Heimat 2016 bezogen. Insgesamt stehen in der Walter-Gropius-Straße im Münchener Norden 1.100 komplett ausgestattete Arbeitsplätze zur Verfügung.

Markus Köhler antwort mit einer entwaffnenden Replik: „Aber genau den Small-Talk wollen wir ja auch. Daraus entsteht doch genau die Dynamik und Innovationskraft, die wir uns wünschen. Unsere neuen Räumlichkeiten unterstützen genau das: Kollegen und Kolleginnen zu besuchen und zu verweilen.“ Microsoft vertraut seinen Mitarbeitern. Während manche Arbeitgeber Social Media-Seiten sperren, kann man bei Microsoft während der Arbeitszeit auf Facebook posten oder die Urlaubsreise buchen, weil man „Produktivität und Impact über den Grad der Zielerreichungen misst und nicht an Hand der Zeit, die gearbeitet wird“, so der Personalchef.

Eine solche Unternehmenskultur lässt sich von Technologie-Unternehmen möglicherweise auch leichter umsetzen als von einem mittelständischen Maschinenbauer. Bei Microsoft kann man zu jeder Zeit von überall aus arbeiten – die Bereitstellung der dafür notwendigen Technologie und Prozesse gehört ebenso wie eine grundsätzliche Bereitschaft zu flachen Hierarchien zur DNA eines modernen Tech-Unternehmens.

„Inwieweit hat sich Microsoft mit seiner neuen Heimat für die 1.900 Mitarbeiter am Standort München an dem orientiert, was die Highflyer unter den Tech-Unternehmenden praktizieren?“  frage ich. „ Wir haben hier bei uns einen ganz anderen Ansatz für unseren Standort als Google“, erklärt Markus Köhler. „Dort bekommen Sie drei Mal pro Tag warmes Essen, wenn man möchte, auch von einem Sterne-Koch. Die Idee dahinter ist, die Mitarbeiter von morgens bis abends im Büro zu haben. Wir dagegen sagen, wir möchten unsere Mitarbeiter produktiv machen – und nur so lange im Büro haben, wie es für sie notwendig ist.“

Challenger Mindset sehr wichtig

Der Diplom-Ingenieur Markus Köhler arbeitet seit 12 Jahren für Microsoft Deutschland und ist 2015 in die Geschäftsleitung berufen worden. Als Senior Director Human Resources trägt er die Verantwortung für das Personal-Ressort.

Im Laufe des Gespräches mit Markus Köhler diskutieren wir noch viele weitere Themen, die sehr spannend sind. Etwa seine Einschätzung, wie sich der Einsatz von Künstlicher Intelligenz auf den Arbeitsmarkt auswirken wird („Die KI befreit uns von Routinearbeiten, aber sie macht den Menschen nicht überflüssig. Es braucht den Menschen in seiner Empathie und in seiner Fähigkeit, zuzuhören“). Aber diese Themen finden den verdienten Raum in einer anderen Ausgabe, an dieser Stelle geht es vor allem darum, das neue Office von Microsoft zu erfahren.

Mein Fazit: Für Microsoft ist der „Challenger Mindset“ sehr wichtig: Mitarbeiter sollen ermutigt werden, den Status Quo immer wieder zu hinterfragen. Um dieses leisten zu können, ist sicherlich eine gewisse geistige Freiheit nötig. In den neuen Räumen von Microsoft – ob drinnen oder draußen auf den Dachterassen – wird einem dieser inspirierende Freiraum geboten. Und das spürt man selbst als Besucher bereits nach wenigen Stunden.