Das Recruiting Journal

Prozessoptimierung

Die Kosten einer unbesetzten Stelle

Warum nehmen Unternehmen lieber Produktionsausfälle in Kauf, anstatt in ihr Personalmarketing zu investieren? Henner Knabenreich meint, es fehle an der Selbsterkenntnis, was es ein Unternehmen eigentlich kostet, eine Stelle nicht zu besetzen.

Ich finde es immer wieder beunruhigend: Da wird auf der einen Seite laut über den Fachkräftemangel und fehlende Bewerber gejammert, auf der anderen Seite wird Recruiting weiterhin „mal so eben nebenher“ betrieben, oftmals in Form einer 25-Prozent-Stelle (wenn denn überhaupt). Dabei scheint sich keiner darüber Gedanken zu machen, was es eigentlich kostet, wenn eine oder auch gleich mehrere Stellen nicht besetzt werden. Cost of Vacancy heißt die entsprechende Kennzahl, die Sie kennen sollten, um künftig mehr Budget einzufordern.

Schaut man sich an, was verschiedene Studien so hervorbringen, so bin ich immer wieder erstaunt. So zum Beispiel das Mittelstandsbarometer von EY: Demnach stellt der Fachkräftemangel die größte Be­drohung für Unternehmen dar. Zudem bedeutet eben jener „Fachkräftemangel“ massive Umsatzeinbußen.

Der deutsche Mittelstand verliert 50 Milliarden p.a.

„Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften macht sich bereits ganz konkret in den Büchern der Unternehmen be­merkbar: Gut jeder zweite Mittelständler (53 Prozent; Vorjahr: 49 Prozent) beklagt, dass er Aufträge nicht annehmen kann, weil ihm geeignete Fachkräfte fehlen – jeder neunte beklagt sogar erhebliche Um­satzausfälle von mehr als fünf Prozent. Insgesamt dürfte sich der Schaden, der dem deutschen Mittelstand durch derartige entgangene Umsätze entsteht, nach EY-Berechnung auf jährlich gut 49 Milliarden Euro belaufen.“ Fast 50 Milliarden Euro. Jährlich! Hallo? Aufwachen!!! Die logische Konsequenz wäre es, nun zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, Personalmarketing und Recruiting strategisch aufzustellen und in entsprechende Stellen zu investieren. Oder zumindest Budgets bereitzustellen, mit dem dann weitreichende und effiziente Maßnahmen ausgeübt werden können.

Stattdessen wird Recruiting nach wie vor in den wenigsten Unternehmen strategisch betrieben beziehungsweise hat Personalmarketing keinen sonderlich hohen Stellenwert und für die Einstellung von Personal, das sich schwerpunktmäßig mit der Einstellung von Personal beschäftigt, ist angeblich kein Geld da. Geschweige denn für Budgets, mit denen die Personalmarketing-Maßnahmen ausgeweitet werden könnten.

cost of vacancy

„Viele Unternehmen schöpfen die Möglichkeiten des Personalmarketings nicht voll aus – oder ihre Recruitingstrategie ist nicht weitsichtig genug angelegt und kann daher den identifizierten langfristigen Personalbedarf in verschiedenen Berufsgruppen nicht adäquat aufgreifen.“ So beurteilt es McKinsey in der Studie „Wettbewerbsfaktor Fachkräfte”.

Die Kosten, wenn eine Stelle nicht besetzt werden kann

Dass es ein Unternehmen Unsummen kostet, wenn so gedacht wird, scheint niemanden zu jucken. Und niemand scheint zu wissen, was es einen Arbeitgeber kostet, wenn eine Stelle nicht besetzt wird. So zumindest ist mein Empfinden, denn jedes Mal, wenn ich in Vorträgen, Seminaren oder auch in der gemeinsam mit Christoph Athanas durchgeführten Session beim HR Barcamp in Wien frage, wer denn weiß, wie viel es kostet, wenn eine Stelle nicht besetzt wird oder was es bedeutet, wenn diese Stelle nicht besetzt wird, sehe ich in fragende Gesichter und ernte beredtes Schweigen. Ein Schweigen, das so laut ist, dass man dessen Lautstärke kaum ertragen kann. Ich bin jedes Mal überrascht.

Wie kann es sein, dass auf der einen Seite behauptet wird, es sei kein Budget fürs Personalmarketing da, auf der anderen Seite kann keiner beziffern, was es kostet, wenn eine Stelle nicht besetzt wird? Das ist die Frage, die ich mir jedes Mal stelle. Insbesondere dann, wenn ich von meinen Kunden und anderen Personalern höre, sie hätten kein Budget oder das Budget wäre ihnen gekürzt worden.

Denn es ist ja mitnichten so, dass es ein Unternehmen nichts kostet, wenn die Stelle nicht besetzt wird, weil ja die Stelle nicht besetzt wird und damit keine Kosten verursacht werden. Das zumindest ist oft die Denke, die solchen Überlegungen zugrunde liegt. Aber viel zu kurz greift und komplett daneben liegt.

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein IT-Dienstleister. Oder eine Pflegeeinrichtung. Stellen Sie sich weiter vor, Sie wären händeringend auf der Suche nach entsprechenden Fachkräften, um Projekte abzuwickeln, Kunden betreuen zu können oder Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Und nun stellen Sie sich weiter vor, was es bedeutet, wenn Sie diese Fachkräfte nicht finden und welche weiteren Auswirkungen das hat:

  • Projekte und Kundenaufträge können nicht in der Form abgewickelt werden, wie sie geplant waren
  • Andere Mitarbeiter müssen Aufgaben der vakanten Position mit übernehmen
  • Das führt zu Überarbeitung, Frust und im Zweifelsfall zu Ausfällen
  • Diese Ausfälle müssen von anderen Mitarbeitern übernommen werden. Eine Spirale, die sich so lange dreht, bis die Vakanz besetzt werden konnte und der Mitarbeiter volle Leistung bringen kann.
  • In der Summe führt all das dazu, dass auch die Umsätze respektive die Erlöse schrumpfen.

Wie Sie die Cost of Vacancy berechnen

Nun tickt natürlich jedes Unternehmen anders und das Nicht-Besetzen einer Vakanz hat je nach Wichtigkeit der Stelle un­terschiedliche Auswirkungen. Selbst dem Dümmsten sollte aber klar sein, dass ohne fehlende Mitarbeiter auch kein Umsatz generiert werden kann. Stellt sich also die Frage, wie man diese „Cost of Vacancy“ nun eigentlich berechnen kann, um eine schöne Argumentationsgrundlage gegenüber der Geschäftsführung zu haben. Dr. John Sullivan, Professor an der San Francisco State University und nach eigener Aussage „international bekannter Meinungsführer der HR-Szene aus dem Silicon Valley“ hat dazu bereits vor fast genau 10 Jahren (2007) den sehr lesenswerten Artikel „Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers“ veröffentlicht und verschiedene Formeln definiert, um diese Vakanzzeiten zu berechnen.

Ich will es nicht unnötig kompliziert machen und anhand nur eines Beispiels aufzeigen, was es ein Unternehmen kostet, wenn eine Position beziehungsweise mehrere Po­sitionen nicht besetzt werden. So viel sei gesagt: Es kostet verdammt viel. Und zwar mehr, als wenn Sie eine neue Stelle oder das Budget schaffen, um Ihr Personalmarketing respektive Recruiting fit für den so genannten Fachkräftemangel zu machen.

Ein Beispiel zur Berechnung der Cost of Vacancy

Die Berechnung der direkten Kosten der Vakanzen ist keine Raketenwissenschaft. Hierzu muss lediglich das Jahresgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage (250 am Beispiel Hessen) geteilt werden und mit einem zusätzlichen Faktor sowie der Zeit multipliziert werden, die es dauert, um diese Position zu besetzen (je nach Definition also die Time to Hire oder auch Besetzungszeit oder auch Time to Fill, so ganz klar scheint sich die Literatur hier nicht zu sein, aber gemeint ist  die Zeit vom Beginn der Personalsuche bis hin zum Ende des Rekrutierungsprozesses).

Die Auswertung von Unternehmensdaten macht das Ganze natürlich greifbarer und Ihre Argumentation hieb- und stichfest, aber wenn Ihnen diese Informationen nicht vorliegen, können Sie auch auf anderes, vergleichbares Datenmaterial beziehungsweise den oben erwähnten Multiplikator zu­rückgreifen: Einer Harvard-Studie zufolge, deren Ergebnisse von Analysten aus verschiedenen Branche bestätigt werden, kostet ein Mitarbeiter je nach Qualifikation und Position das 1- bis 3 -fache seines Gehalts. Die genauen Zahlen zu kennen, ist für eine exakte Berechnung natürlich umso besser, wir wollen uns für das nachfolgende Beispiel aber mit diesem Faktor begnügen.

Cost of Vacany für eine Pflegefachkraft: 62.208 Euro

Nehmen wir ein Beispiel aus der Branche, in der der Fachkräftemangel am größten empfunden wird, nämlich dem Sozial- und Gesundheitswesen, genauer: dem Pflegebereich. Eine Pflegefachkraft mit zirka zweijähriger Berufserfahrung verdient bei seriösen Anbietern im Durchschnitt 36.000 Euro pro Jahr. Die durchschnittliche Zeit, eine entsprechende Vakanz zu füllen, beträgt laut Statistik der Bundesagentur für Arbeit im Sozial- und Gesundheitswesen aktuell 144 Tage. Da eine Pflegefachkraft essentiell und überlebenswichtig für eine Einrichtung ist, gehen wir mal von Faktor 3 aus. Schließlich kann eine Einrichtung ohne entsprechendes Fachpersonal am Markt nicht existieren, der Markt ist extrem eng und Spezialisten sind rar gesät (wobei hier auch die Bezahlung eine große Rolle spielt, die wiederum, wenn man sich nachfolgendes Rechenexempel an­schaut, durchaus mal hinterfragt werden sollte. Das gilt natürlich auch für andere Bereiche).

36.000 Euro Jahresgehalt: 250 Arbeitstage = 144 Euro pro Tag

144 Euro * Faktor 3 = 432 Euro pro Tag

432 Euro * 144 Tage = 62.208 Euro Cost of Vacancy

Diese Stelle nicht zu besetzen kostet also innerhalb der 144 Tage fast zweimal so viel wie ein Mitarbeiter in einem Jahr verdient. Wenn wir uns jetzt noch vor Augen führen, dass in der Regel mehr als nur eine Stelle vakant ist, explodieren die Kosten ins Unermessliche. Können Sie es sich da wirklich erlauben zu sagen, wir haben kein Geld für eine Stelle als Recruiter oder Budget für zielführende Maßnahmen?


Autor Henner Knabenreich ist Berater, Blogger, Referent und Speaker und dabei immer im Dienste guten Personalmarketings. Er betreibt nicht nur seinen eigenen, vorzüglichen Blog personalmarketing2null.de sondern ist auch Initiator von Personalblogger.net. Darüberhinaus veranstaltet er in Wiesbaden seinen HR-Event „Wetten gegen den Fachkräftemangel”.